Kunnanhallitus
Pöytäkirja 19.09.2022/Pykälä 133

Kh 19.09.2022 § 133  

37/00.03.00/2022  

Valmistelija hallintojohtaja Päivi Huhtala

Kuntalain 121 §:n mukaan tarkastuslautakunnan on valmisteltava valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä arvioitava, ovatko valtuuston asettamat toiminnan ja talouden tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet. Tarkastuslautakunnan on huolehdittava kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta. Jos kunnan taseessa on kattamatonta alijäämää, tarkastuslautakunnan on arvioitava talouden tasapainotuksen toteutumista tilikaudella sekä voimassa olevan taloussuunnitelman ja toimenpideohjelman riittävyyttä. Tarkastuslautakunnan tehtävänä on valvoa 84 §:ssä säädetyn sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuustolle tiedoksi.

Kunnanvaltuusto on kokouksessaan 20.6.2022 § 24 merkinnyt arviointikertomuksen tiedokseen.

Tarkastuslautakunta on 25.5.2022 antanut arviointikertomuksen vuodelta 2021. Alleviivatut kohdat ja kursivoidut tekstit ovat suoria lainauksia arviointikertomuksesta.

Kohta 4 Talouden arviointi ja toteutuminen

4.4. Vertailu kriisikunta kuvaavien tunnuslukujen raja-arvoihin

Tarkastuslautakunnan johtopäätös:

Tarkastuslautakunta kiinnittää huomiota kuntakonsernin tunnuslukuihin suhteessa kriisikuntakriteerien raja-arvoihin. Raja-arvot eivät vielä ylity, mutta nykyisellä talouden kehityksellä asiaan on syytä kiinnittää huomiota.

Taseen tunnuslukujen osalta tarkastuslautakunta kiinnittää huomiota lainakannan kasvuun. Sekä kunnan että kuntakonsernin lainakanta on korkeahko ja suunniteltujen investointien johdosta odotetaan kasvavan edelleen.

Kunnat ovat tehneet poikkeusvuosina hyvää tulosta valtionosuuksien ja verotulojen kasvun myötä. Tulorahoituksen riittävyyteen tulisi kuitenkin edelleen kiinnittää erityistä huomiota. Lappajärven kunnan veroprosentti on hyvin lähellä kriisikuntakriteerin ylärajaa ja asukasluku on vuosittain laskenut n. 2 %.

Talouden toteutuman suhteen tarkastuslautakunta toteaa, että kokonaisuudessaan sekä henkilöstökulut että toimintakulut ovat alittaneet talousarvion. Tarkastuslautakunta on tyytyväinen, että talouden tasapaino on saavutettu tiukalla taloudenpidolla.

Selvitys:

Lappajärven kuntakonsernin suhteellinen velkaantuminen on 66,7 %, joka ylittää kriisikuntakriteerin raja-arvon, joka on 50 %. Muut raja-arvot eivät ylity.

Lappajärven kunnan lainakanta on noussut merkittävästi uuden yhteiskoulun ja liikuntahallin rakentamisen vuoksi. Rakentaminen oli kuitenkin välttämätöntä entisen yhteiskoulun sisäilmaongelmien vuoksi. Opetus järjestettiin väistötiloissa, josta aiheutui ylimääräisiä kustannuksia. Rantakankaan opetus siirretään vuoden 2023 syksyllä uuteen yhteiskouluun. Tästä syntyy vuositasolla noin 145.000 euron säästöt. Entinen lukio liikuntasaleineen on poissa opetuskäytöstä ja vanhan yhteiskoulun purkamisen myötä poistui myös toinen liikuntasali, joten liikuntahallin rakentaminen nähtiin välttämättömänä. Uuden liikuntahallin salivuorot tulevat olemaan maksullisia, joilla toivotaan saatavan hieman kompensaatiota käyttökustannuksiin.

Seuraavat isot investoinnit liittyvät Nykälänniemen kehittämiseen. Suunnitteilla on Kyrönsaaren siltahankkeet ja aallonmurtajat. Lappajärven kuntastrategian yksi tavoite on olla eturivin matkailukunta, ja mm. näillä investoinneilla on tarkoitus parantaa matkailun vetovoimaisuutta. Investointeihin pyritään saamaan avustusta.

Käyttökustannuksia pyritään saamaan pienemmiksi myymällä tarpeettomat kiinteistöt.

Kiinteistöjen energiatehokkuutta aiotaan parantaa siirtymällä uusiutuvaan energiaan. Tästä syntyvät säästöt ovat vuositasolla noin 20.000 euroa.

Vesihuoltolaitoksen ja lämpölaitoksen tulosseurantaan kiinnitetään huomiota ja taksoja korotetaan kustannustasoa vastaavasti.

5. Toiminnan ja talouden tavoitteiden arviointi

Tarkastuslautakunnan johtopäätös:

Nykyisessä nopeasti muuttuvassa maailmantilanteessa talouden ja toimintojen kehittymisen ennustettavuus on haastavaa. Tarkastuslautakunta näkee, että kuntastrategian ajan tasaisuus on hyvä tarkistaa tarvittaessa jopa vuosittain.

Selvitys:

Lappajärven kuntastrategia 2025 on hyväksytty kunnanvaltuustossa 17.12.2018 § 78. Kuntastrategian ajantasaisuus on aloitettu syksyllä 2022 siten, että valiokunnat käsittelevät sen ensin kokouksissaan ja tekevät omat ehdotuksensa strategian päivittämiseen. Sen jälkeen nämä ehdotukset käsitellään kunnanvaltuuston seminaarissa lokakuun alussa, jonka jälkeen kuullaan kuntalaisia osallisuusohjelman mukaisesti. Valmistelun jälkeen ehdotus viedään kunnanhallituksen kautta kunnanvaltuuston hyväksyttäväksi. Tavoitteena on saada uusi kuntastrategia valmiiksi tämän vuoden aikana.

Yleishallinto, Johtopäätös:

Tarkastuslautakunta kiinnittää huomiota päätöksenteon tavoitteen toteumaan. Mittarina on käsittelyaika ja tavoitetaso alle 3 kk vireille tulosta. Tilinpäätöksellä tavoitteen on todettu pääsääntöisesti toteutuneen. Lautakunnan näkemyksen mukaan asioiden käsittelyn tavoiteajan saavuttamisessa on edelleen haasteita ja onkin kiinnostunut, millä tavalla kyseisen tavoitteen toteutumista seurataan ja raportoidaan.

Tiedottamisen tavoitteen mittariksi on määritelty tilaisuuksien määrä. Tilaisuuksia on toteutettu mm. kyläiltojen, seminaarien ja valtuustojen iltakoulun merkeissä. Päätöksistä tiedotetaan kunnan verkkosivuilla. Tiedottamista voisi edelleen tehostaa ja nopeuttaa hyödyntämällä myös eri somekanavia.

Tarkastuslautakunta painottaa kuntalaisten osallistamista kehittämistyössä ja kunnan verkkosivuilla toteutetut kyselyt ovatkin lautakunnan näkemyksen mukaan mutkaton tapa kerätä tietoa kuntalaisten näkökulmasta.

Selvitys:

Yleishallintoon saapuneet kirjeet on käsitelty 1 - 3 kk:n sisällä siitä, kun asiakirja on kirjattu asianhallintaohjelmaan. Asianhallintaohjelmasta näkee, milloin asiakirja on kirjattu saapuneeksi ja toimielimen päätöksistä näkee, milloin asia on käsitelty. Tarkempaa raportointia ei ole tehty. Valtuustoaloitteet on käsitelty 6 kk:n sisällä niiden saapumisesta. Yksi kuntalaisaloite on käsitelty 1 kuukauden sisällä. Yksi henkilö on lähettänyt kunnalle kirjelmän, joka koskee valokuidun rakentamista. Tästä asiasta on käyty sähköpostikirjeenvaihtoa. Tällä hetkellä on valmistelussa kunnan mahdollinen osallistuminen valokuituhankkeeseen, johon on mahdollista saada valtion rahoitusta.

Yksi kuntalaisaloite on käsittelemättä.

Saapuneisiin lausuntopyyntöihin ja kannanottoihin vastataan määräajassa.

Toimielinten kokouspöytäkirjat julkaistaan kunnan verkkosivuilla sen jälkeen, kun ne on allekirjoitettu ja tarkastettu. Myös viranhaltijapäätökset julkaistaan kunnan kotisivuilla. Ennen kokousta kunnanhallituksen ja kunnanvaltuuston esityslistat julkaistaan kunnan kotisivuilla ja ne lähetetään myös lehdistölle. Päätöksistä tiedotetaan lehdistölle joko samana iltana tai kokousta seuraavan päivän aamuna.

Kotisivukulma teki Lappajärven kunnalle uudet kotisivut. Samalla sovittiin, että kunta ostaa ko. yritykseltä markkinointia varten videoita sekä somepäivityksiä kerran kuukaudessa. Tämä on toteutunut. Lappajärven kunta on palkannut viestintä- ja hankekoordinaattorin, joka on aloittanut tehtävässään 2.5.2022. Hänen toimenkuvaansa kuuluu mm. tiedon tuottaminen somekanaviin. Näin ollen kunnan tiedottaminen on parantunut merkittävästi.

Kunnalle on valmistunut Osallisuusohjelma, joka on laadittu juuri kuntalaisten osallistamisen parantamiseksi. Osallisuusohjelmaa noudatetaan mm. kuntastrategian valmistelussa ja monipaikkaisuusohjelmassa.

Sosiaali- ja terveystoimi, Johtopäätös:

Tarkastuslautakunnan näkemyksen mukaan Järvi-Pohjanmaan perusturvaan siirtyminen on nopeuttanut hoitoon pääsyä ja parantanut palveluja.

Selvitys:

Sosiaali- ja terveystoimen palvelut koetaan tärkeiksi, ja on hyvä, jos kuntalaiset kokevat saavansa hyvin palveluita.

Sivistystoimi, Johtopäätös:

Tarkastuslautakunta haluaa nostaa esille, että Geolukion muutostyöt ovat toteutuneet hienosti suunnitelman mukaisesti ja ilme parantunut merkittävästi. Lautakunta näkee, että uutta ilmettä on hyvä hyödyntää lukiotoimen markkinoinnissa ja markkinointisuunnitelman kehittämisessä.

Nuorten teemavuosi keskittyi nuorten aktiivisuuden lisäämiseen laajasti eri toimijoiden kanssa. Tarkastuslautakunnan mielestä on tärkeää, että nuoret ovat mukana kunnan luottamustoimissa, tapahtumissa ja kehittämistyössä ja toivookin, että teemavuoden tavoitteet sisällytettäisiin pitkällä aikavälillä sivistystoimen toiminnallisiin tavoitteisiin.

Kirjastotoimen toiminnalliset tavoitteet ovat määrällisiä ja helposti mitattavissa. Toteuma osoittaa, että kirjaston tarjoamille monipuolisille palveluille on kysyntää. Omatoimikirjasto ja etätyötila ovat nykypäivään toimivia ratkaisuja. Tarkastuslautakunta pohtii, olisiko kirjastotoiminnalle hyödyllistä asettaa myös laadullisia tavoitteita. Lautakunnan näkemyksen mukaan rekrytoinnissa on onnistuttu ja palvelut ovat hyvällä tasolla.

Selvitys:

Tarkastuslautakunta toivoi, että nuorten mukana olo kunnan luottamustoimissa, tapahtumisesta ja kehittämistyössä jatkuu myös teemavuoden jälkeen. Sivistystoimessa on tarkoitus jatkaa hyvin alkanutta nuorten osallisuusohjelmaa. Osallisuus- ja vaikuttavuustyötä jatketaan muun muassa koulujen oppilaskuntien kautta. Koulujen oppilaskunnat yhdessä kunnan nuorisofoorumin kanssa luo pohjan nuorten vaikuttamistyölle. Niiden lisäksi muut nuoret otetaan mukaan erityisesti verkkokyselyjen ja kumppanuuspöytien kautta.

Kirjaston osalta lautakunta pohti mahdollisten laadullisten tavoitteiden asettamista kirjastopalveluille. Laatua voidaan arvioida asiakaspalautteiden ja -kyselyjen avulle; myös määrälliset luvut kertovat osittain laadusta, esim. näyttelyjen ja tapahtumien määrä. Laatuarviointi voidaan ottaa mukaan jonkin vuoden talousarvion tavoitteisiin - tarkkaan on mietittävä, mitä laatua tavoitellaan ja miten sitä mitataan.

Muut palvelut:

Maaseututoimi, Johtopäätös:

Tarkastuslautakunta pitää tärkeänä, että lähivuosina maaseututoimen osalta tiedottamisessa ja koulutuksessa painotetaan myös ympäristöriskien hallintaa, varautumista ja valmiutta.

Selvitys:

Kauhavan kaupunki tuottaa maaseutuhallinnon palvelut Lappajärven kunnalle.

Kauhavan kaupungin maaseutupäällikkö on antanut seuraavan selvityksen:

"Mainitut kohteet eli ympäristöriskien hallinta, varautuminen ja valmius ovat kyllä olleet meidän suunnitelmissa. Ympäristöriskien hallintaan tulee ensi keväänä koulutuksia uuden EU-rahoituskauden ympäristövaatimuksien takia, näitä koulutuksia on ELY-keskuksen kanssa suunniteltu.

ELY-keskuksen kanssa on keskusteltu meille elintarvikehuoltoon varatuille VAP-viljelijöille järjestettävästä koulutuksesta ja on päivitetty noita tehtäviä koskevien viljelijöiden varaus."

Maaseutupäällikkö ilmoitti, että lisäksi ProAgria on käynnistänyt maakunnassa tiedonvälityshankkeen, joka haluaa edistää maatalousyritysten varautumista erilaisiin kriiseihin. Tiedotustilaisuuksia tulee olemaan sekä virtuaalisesti että livenä. Osa tilaisuuksista ja kohdevierailuista koskevat koko maakuntaa.

Lisäksi ollaan järjestämässä jokaisessa seutukunnassa kaksi alueellista tilaisuutta. Näiden teemoiksi on kaavailtu:

-          varautumissuunnitelman työstämistä työpajoissa ja

-          konkreettisia keinoja omavaraisuuden lisäämiseksi.

Palo- ja pelastustoimi, Johtopäätös:

Toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet on saavutettu. Tarkastuslautakunnan näkemyksen mukaan vapaaehtoistoiminta on aktiivista ja näkyy myös muussa toiminnassa mm. palokuntanuorten osalta. Kalusto on kunnossa ja saatavilla.

Selvitys:

Tarkastuslautakunnan johtopäätös annetaan tiedoksi pelastustoimelle.

Tekninen toimi, Johtopäätös:

Tarkastuslautakunta kokee, että kaavoitusprosessit etenevät hitaasti. Jotta kohtuuttoman pitkiltä käsittelyajoilta vältyttäisiin, lautakunta suosittelee prosessille tavoiteajan asettamista.

Rakennusvalvonnan toiminnallisten tavoitteiden toetuma näyttää hyvältä. Tarkastuslautakunta toivoo, että kunnan veto- ja pitovoiman vahvistamiseksi panostetaan edelleen tonttien markkinointiin ja lupakäsittelyn tehokkuuteen. Markkinoinnissa on hyvä huomioida niin kuntalaiset kuin ulkopaikkakuntalaisetkin henkilöt ja yritykset.

Tarkastuslautakunta näkee, että teknisen toimen työnjohtoon tulee kiinnittää huomiota. Esihenkilöiden koulutukseen ja perehdytykseen on syytä panostaa. Resursoinnissa ja toiminnan ohjauksessa selkeä myös tehtäväalueen sisäinen vastuunjako, tavoitteet ja toimintasuunnitelma niiden saavuttamiseksi tehostaisi toimintoja.

Selvitys:

Kaavoitusprosessin eteneminen perustuu maankäyttö- ja rakennuslakiin. Maankäyttö- ja rakennuslain mukaan kaavoitusprosessi on vietävä läpi vaiheittain. Kaavoituksen viralliset vaiheet ovat vireilletulo-, valmistelu-, ehdotus- ja hyväksymisvaihe. Vaiheiden aikana kaava asetetaan julkisesti nähtäville ja tällöin kuntalaiset saavat tutustua kaavaan ja antaa siitä muistutuksen tai mielipiteen. Nähtävillä olon kestosta on säädetty laissa. Muistutuksien ja mielipiteiden määrä saattaa vaihdella kaavasta riippuen huomattavasti. Mikäli kaava-alue on laaja saattaa mielipiteitä tai muistutuksia tulla huomattavan paljon. Mielipiteisiin ja muistutuksiin tulee vastata vastineiden avulla. Vastineiden laatiminen täytyy tehdä huolellisesti, mikäli halutaan kaavoitusprossin onnistuvan. 

Lisäksi kaavoitusprosesseissa käydään eri määrä viranomaiskeskusteluita, jotka vaikuttavat kaavavalmistelun aikatauluun. 

Lappajärven kunnassa tehdään maanomistajien kanssa kaavoitussopimukset. Sopimuksien allekirjoitusprosessien kesto saattaa vaihdella maanomistajien lukumäärän mukaan. Osa maanomistajista allekirjoittaa sopimuksen hitaammin kuin toinen, osittain kunnasta riippumattomasta syystä. 

Kaavoitusprossin kesto hyvin paljon kiinni siitä, miten paljon aikaa eri valmisteluvaiheisiin kuluu. Valmisteluvaiheiden kestoon vaikuttaa hyvin paljon kuntalaisten osallistuminen, johon kunta ei voi vaikuttaa. 

Kaavoitusprosessiin voi kuitenkin asettaa tavoiteajat, joiden avulla pyritään vaikuttamaan hankkeiden nopeampaan käsittelyyn.

Tonttien markkinointi: 

Tonttien markkinoinnissa kannattaa hyödyntää nykypäivän markkina-alustat, kuten etuovi.com.

Teknisen toimen työnjohto: 

Kuntastrategian avulla pystytään hyvin määrittämään teknisen toimen tavoitteita asettamalla selkeät päämäärät, joita mitataan eri mittareiden avulla.

Kiinteistö Oy Lappajärven Vuokratalot

Johtopäätös:

Tarkastuslautakunta on huolissaan Oy Lappajärven Vuokratalojen asuntojen kunnosta. Yhtiön vuokra-asunnoille ei ole kysyntää. Saman aikaisesti vuokra-asunnoista kunnassa on pulaa. Käyttöastetavoite 90 % ei ole realistinen.

Selvitys:

Kt Oy Lappajärven Vuokrataloilla on paljon asuntoja tyhjillään niiden huonon kunnon vuoksi. Tarkoitus on muuttaa asuntoja ikäihmisille soveltuviksi ja ARA-avustuksen hakemiseen vaadittava suunnitteluvaihe on työn alla ja valmistuu alustavan tiedon mukaan syyskuun lopulla.

Vuokrataloille on majoitettu kesäkuun alusta lähtien kuntamallin mukaisesti ukrainalaisia asukkaita useampaan asuntoon. Tämä ja paikallisen yrityksen työntekijöilleen tarvitsemat asunnot ovat nostaneet asuntojen käyttöastetta huomattavasti. Kuluneen kauden aikana asuntojen peruskorjausta/remontointia ei ole kuitenkaan kyetty tekemään energian hinnan voimakkaan nousun vuoksi.

6. Muita huomioita

Hallinnon säännöt ja ohjeet tulisi pitää ajan tasalla ja käydä läpi aina organisaatiossa tapahtuvien muutosten yhteydessä. Tarkastuslautakunta toteaa, että uusi hallintosääntö on hyväksytty kuluneella tilikaudella 2021, mutta esim. sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohje on laadittu jo viimeistä edeltävällä valtuustokaudella. Hallinnon säännöt ja ohjeet olisi hyvä päivittää vähintään kerran valtuustokauden aikana.

Selvitys:

Hallinnossa on tapahtunut useita henkilövaihdoksia ja tästäkin syystä hallintosääntöä tulee tarkastella ja tehdä tarpeellisia muutosesityksiä. Hallintosääntöön esitettävät muutokset esitetään tämän vuoden loppuun mennessä valtuustolle. Myös sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohje tullaan päivittämään ja esitys annetaan kunnanvaltuustolle vuoden 2022 loppuun mennessä.

Pienhankintaohje on hyväksytty kunnanhallituksen kokouksessa 15.8.2022 ja osallisuusohjelma kunnanvaltuustossa 20.6.2022.

7. Yhteenveto

Tilikauden tulos oli 399 tuhatta euroa ylijäämäinen. Kunnalla ei ole taseessa katettavia alijäämiä aikaisemmilta vuosilta. Vaikka kunnan tase ei ole alijäämäinen, tulee tiukkaan taloudenpitoon kiinnittää edelleen erityistä huolellisuutta. Tilinpäätöksessä olevat selvitys sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä kunnassa on riittävä, mutta hallinnon säännöt ja ohjeet tulisi päivittää.

Esittelijä Kunnanjohtaja Sami Alasara

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää antaa yllä olevan selvityksen tiedoksi kunnanvaltuustolle.

Päätös Esitys hyväksyttiin.

 Lisätietoja antaa kunnanjohtaja Sami Alasara, puh. 044 369 9611 tai sähköpostiosoite etunimi.sukunimi@lappajarvi.fi..