Kunnanhallitus
Pöytäkirja 06.11.2023/Pykälä 202

Kh 06.11.2023 § 202  

310/07.01.03/2022  

Valmistelija hallintojohtaja Päivi Huhtala

Lappajärven kunnan ja Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen tulee laatia sopmus tietoaineistojen ja tietojärjestelmien hallinnasta ja säilyttämisestä.

Tällä sopimuksella on tarkoitus taata hyvinvointialueen hallintaan siirtyvien tietojen suunniteltu ja hallittu siirtäminen ja toiminnan yhdenmukaisuus Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen ja eri sopimuskumppanien kesken.

Sopimuksen tausta ja tarkoitus

Hyvinvointialueiden aloittaessa toimintansa 1.1.2023, siirretään niille fyysisiä sekä sähköisiä tietoaineistoja sairaanhoitopiireiltä, erityishuoltopiirien kuntayhtymiltä, vapaaehtoisilta sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymiltä, kunnilta ja pelastuslaitokselta. Hyvinvointialueiden omistukseen siirtyvistä tietoaineistoista on säädetty lainsäädännössä (voimaanpanolaki 616/2021, 64 §). Terveyden ja hyvinvoinnin laitos on laatinut siirto-ohjeet kunnille ja kuntayhtymille voimaanpanolakiin perustuen.

Hyvinvointialueuudistuksen yhteydessä hyvinvointialueesta tulee rekisterinpitäjä alueensa julkisen sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämistehtävissä ylläpidettyihin asiakas- ja potilastietorekistereihin (järjestämislaki 612/2021, 58 §).

Kuntien ja kuntayhtymien nykyisestä sosiaali- ja terveydenhuollon tietoaineistosta siirtyy hyvinvointialueelle osa, ja osa jää edelleen kunnalle. Kahdelle osapuolelle jakautuva tietoaineistokokonaisuus voi olla sekä fyysisessä että sähköisessä muodossa. Tapauskohtaisesti voi olla tarkoituksenmukaista, että tietoaineisto säilytetään kokonaisuutena ja osapuolet sopivat sen hallinnasta ja säilytyksestä yhteistyössä. Tällöin osapuolet voivat varmistaa omien velvoitteidensa toteutumisen, tietojen saatavuuden sekä asianmukaisen käsittelyn hyvinvointialueiden toiminnan aikana.

Hyvinvointialueiden toiminnan käynnistyessä kaikki lakisääteisesti hyvinvointialueiden hallintaan kuuluva tietoaineisto ei ole vielä hyvinvointialueen hallinnassa, esimerkiksi sen hallinnoimissa tietojärjestelmissä tai arkistotiloissa. Toisaalta hyvinvointialueen käyttöön jäävä arkistotila saattaa sisältää myös voimaanpanolain mukaan sopimuskumppanin hallintaan jäävää tietoaineistoa. Hyvinvointialueen säilytysvelvollisuuden piiriin kuuluvaa tietoaineistoa voi jäädä kokonaan sopimuskumppanin tietojärjestelmään. Hyvinvointialueella voi olla myös määräajan tietotarpeita tietojärjestelmään, joka jää sopimuskumppanin käyttöön. Tällaisia tilanteita varten on tarpeen sopia tietojen käsittelystä sekä tietojärjestelmien ylläpidosta.

Sopimuksella sovitaan tietoaineistokokonaisuuksien hallinnoinnista, osapuolten vastuista ja yhteisistä käyttöperiaatteista, kun kokonaisuuksiin on hallintaoikeus sekä tietotarve molemmilla osapuolilla. Sopimuksella sovitaan tietoaineistojen säilyttämisestä fyysisissä arkistoissa tai tietojärjestelmissä ja tästä maksettavasta korvauksesta osapuolten välillä, kun käyttötarve on yhteistä tai jos osapuoli toimii toisen lukuun. Tarkennuksena, että tässä sopimuksessa ei sovita hyvinvointialueen hallintaan siirtyvien tietoaineistojen fyysisestä siirrosta. Nämä suunnitellaan ja toteutetaan tarvittaessa erikseen. Samoin sopimuksessa ei sovita enempää tietojärjestelmien migraatioista, joista sovitaan yhteistyössä erikseen.

Esityslistan oheismateriaalina on jaettu sopimus tietojärjestelmien ja tietoaineistojen hallinnasta sekä säilyttämisestä.

Esittelijä Kunnanjohtaja Sami Alasara

Päätösehdotus Kunnanhallitus hyväksyy sopimuksen tietojärjestelmien ja tietoaineistojen hallinnasta sekä säilyttämisestä.

 Assi tietojärjestelmästä ei jää mitään kunnan säilytysvastuulle, kaikki tiedot sekä ohjelma on siirtynyt hyvinvointialueelle.

Päätös Hyväksyttiin.

Lisätietoja antaa Kj Sami Alasara puh. 044-3699 611, s-posti sami.alasara(at)lappajarvi.fi